Una gestione precisa delle procedure di sicurezza, snellimento del processo di comunicazione, risparmio di tempo per attività di scarso valore da utilizzare in analisi ed azioni, disponibilità istantanea di dati per studi e statistiche, uno strumento solido a supporto dell'HSE per l'organizzazione dei processi salute e sicurezza....
I vantaggi nell'utilizzo di un software per la gestione della salute e sicurezza sono molteplici.
Guardiamo quali sono
Perché si sceglie un software di gestione della sicurezza sul lavoro
Sommersi da carte, novità legislative, evoluzioni aziendali, controlli e audit l'ufficio sicurezza cerca di adeguare gli strumenti a disposizione alle proprie necessità. Tipicamente il percorso che abbiamo visto accadere è questo:
WORD, XLS ⇒ ACCESS ⇒ SOFTWARE
Talvolta, anziché cercare un software salute e sicurezza sul mercato, alcune aziende sviluppano internamente uno o più strumenti personalizzati. Tale scelta ha l'indubbio pregio di essere cucita sulle esigenze e abitudini aziendali; per contro costituisce un investimento spesso importante sia economico sia di tempo.
Indipendentemente dal fatto che sia un software esterno o che nasca da una "progettazione in casa", anziché il miglior software per la sicurezza sul lavoro riteniamo sia più opportuno parlare del software più adatto alle proprie necessità.
Vogliamo fornire alcuni punti che possono essere utili per fare una corretta valutazione.
- Cloud, on-premise, as-a-service?
- Licenze e ruoli personalizzabili
- La modularità
- Spazio di archiviazione
- Personalizzazione e portabilità
- ...patti chiari, amicizia lunga!
6 aspetti da considerare per scegliere il software più adatto
1) Cloud, on-premise, as a service?
Da diversi anni quasi tutti i software, compresi i software per la salute e la sicurezza, sono a disposizione attraverso canali cloud. Nondimeno alcune aziende preferiscono soluzioni installate presso i propri server. Guardiamo le opzioni a disposizione:
- On-premise: il software è installato direttamente sul computer e gestito attraverso server locali e generalmente si paga l’acquisto di più licenze, una per ogni installazione/postazione. Si guadagna in gestione della privacy e accessibilità dei dati (che risiedono localmente); l'aggiornamento è sicuramente più complesso, in particolare per quanto riguarda eventuali librerie normative e legislative salute e sicurezza. Accertarsi di avere un ufficio IT che abbia tempo e risorse per interfacciarsi con il fornitore per eventuali aggiornamenti. Prevedere backup esterni e ridondanti per evitare perdita di dati.
- Cloud: non richiede l’installazione su PC locali e la gestione avviene attraverso server remoti, con semplice connessione internet. si acquista in velocità di servizio (nuove funzioni, aggiornamenti, rilasci in tempo reale...); si devono verificare approfonditamente gli aspetti contrattuali sulla gestione privacy dei propri dati (dove risiedono i server, se fanno capo a legislazione europea, americana o altro, le garanzie date dal fornitore...). Programmare eventuali backup interni o estrazione dati periodica.
- SaaS (Software as a Service): è come il Cloud e quindi utilizzabile semplicemente con una connessione internet, senza bisogno di scaricare o installare nulla. La differenza rispetto ad un sistema in cloud è che il software viene venduto come un servizio all’utente: nel canone che l’utente paga sono compresi anche gli aggiornamenti automatici della piattaforma e altri servizi.
2) Licenze e personalizzazione ruoli
Il software si paga in base al numero di accessi? Se si paga per licenze, verificare se esistono profili diversi per funzioni e prezzo per poter calibrare bene sulle proprie necessità. Se il numero di utenti dovesse aumentare durante l'anno, verificare se il pagamento viene fatto periodicamente (es. ogni quadrimestre), a conguaglio (fine anno) o se viene "abbonato", aggiornando l'offerta a partire dal nuovo periodo di sottoscrizione.
Attenzione: spesso quando si parla di software a licenza, si tende a pensare di utilizzare uno stesso account per più persone in momenti diversi. E' una prassi che sconsigliamo nel campo della salute e sicurezza in quanto, poiché eventuali azioni possono avere ripercussioni anche giuridiche, (cancellazione, modifiche, condivisione documenti e dati, scadenze etc...) è buona cosa che la licenza sia univoca.
Importante: verificate la qualità e profondità di personalizzazione dei diversi ruoli per poter abilitare gli utenti ad agire in determinate parti del processo salute e sicurezza. Poter stabilire cosa ciascun utente può fare in lettura o scrittura (modifica/inserimento) è una funzionalità fondamentale per poter lavorare con serenità nel complesso processo HSE.
3) Modularità del software
Il software si paga in base ai moduli utilizzati? Molti software per HSE impostano il proprio listino sulla base delle funzioni acquistate, rispetto alle funzioni a disposizione. il processo salute e sicurezza riguarda molteplici aspetti tutti strettamente collegati e difficili da scindere tra di loro. Utilizzare un software per gestire solo alcune funzioni sicurezza, rischia di rendere non omogenea la visione e la gestione generale (parte dei dati li ho in un modo, parte in un altro / alcune informazioni le gestisco in un modo, altre in un altro..)
Nondimeno, è vero che alcuni grandi temi possono essere già gestiti in azienda attraverso strumenti paralleli (es. visite mediche attraverso file del Medico del lavoro, gestione della formazione attraverso un database di risorse umane..).
Un consiglio: prima dell'acquisto, verificate quanto vi costerebbe acquistare anche i moduli che inizialmente vi sembrano non di vostro interesse (la fame vien mangiando e se il software piace si tende ad aumentare le attività gestite con esso). In prospettiva potrebbe modificare la vostra valutazione sulla convenienza delle altre soluzioni.
4) Spazio di archiviazione
Cosa e come posso archiviare i dati sul software sicurezza lavoro? Al di là dell'archivio digitale di documenti standard (caricamento di documenti in diversi formati, word, xls, formato immagine et...) è importante capire anche come vengono esportati i dati gestiti nella piattaforma quotidianamente.
Facendo un esempio pratico, nel campo della formazione, alcuni output "nativi" cioè generati dal software in base ai dati aggiornati e puntuali del momento:
- estrazione del piano formativo annuale
- piano di formazione per singolo lavoratore
- elenco dei fabbisogni formativi
- libretto formativo del lavoratore
- ...
Importante! In particolare, verificate i termini del contratto che stabiliscono come sia possibile poi scaricare/accedere ai dati nel caso di risoluzione del contratto.
5) Portabilità, compatibilità, personalizzazione
Posso utilizzare il software solo da desktop o anche da tablet?
E' disponibile anche come App dedicata a cui accedere da smartphone?
Molte attività dell'RSPP o dell'HSE Manager richiedono attenzione, pazienza e quindi si prestano ad essere svolte in ufficio, alla propria scrivania. Ma un gestionale per la sicurezza sul lavoro disponibile esclusivamente tramite desktop potrebbe non essere abbastanza.
Altre attività richiedono infatti la presenza in reparto o la possibilità di consultare, modificare, inserire dati in tempo reale, magari anche da parte di altri utenti (es. segnalazione di un infortunio o di una non conformità da parte del preposto capo area; audit periodico di verifica di un osservatore; consultazione dei rischi di una macchina da parte di un operaio..)
Importante: verificate inoltre la disponibilità della casa madre nel personalizzare alcuni output (es. stampe o estrazione dati) e nel far dialogare il software per la sicurezza con altri software o strumenti presenti.
6) ...Patti chiari, amicizia lunga!
Per ultimo...ma non per questo meno importante: cercate un partner, prima che un software!
Cercate un team che vi aiuti nel grande e ambizioso progetto di digitalizzazione e snellimento del processo salute e sicurezza. Conoscete personalmente gli attori con i quali poi vi troverete a lavorare (es. help-desk e assistenza, responsabile dello sviluppo, consulente per l'implementazione etc..): sarà più facile e soddisfacente lavorare con questi presupposti.
Importante: verificate la solidità della casa fornitrice, specialmente nel momento in cui acquistate una soluzione cloud o as-a-service. Informatevi sulla storicità dell'azienda (è presente da poco o è da anni sul mercato? ) e sulle prospettive (investono nel prodotto? lo rinnovano? ). Non sarebbe una bella scoperta, dopo un anno di utilizzo, scoprire che quel software non è più disponibile o è diventato obsleto.
I vantaggi di un software per la sicurezza sul lavoro:
Utilizzare un software dedicato alla gestione della salute e sicurezza aiuta l'azienda a:
- pianificare le attività di valutazione dei rischi, monitorando e individuando, in tempo reale, eventuali criticità;
- gestire con precisione l'applicazione delle procedure di sicurezza;
- ottimizzare i piani di formazione e sorveglianza sanitaria, affinché siano sempre rispondenti ai cambiamenti aziendali (es. nuove assunzioni, cambio mansione, etc..);
- dare risposte tempestive nella gestione di non conformità o segnalazioni;
- migliorare la trasmissione di informazioni tra tutte le figure coinvolte nelle attività e darne evidenza;
- gestire la consegna
- ottenere dati immediati per analisi e statistiche;
- per ciascuna tipologia di rischio individuato, calcolare e attribuire un valore allo stesso, specificare le misure di prevenzione attuate e da attuare e indicare eventuali procedure per la sorveglianza sanitaria nonché per la formazione e addestramento necessari.
Inoltre migliora complessivamente il processo di gestione HSE, perché:
- aiuta a ridurre le attività di scarso valore aggiunto, lasciando tempo di qualità per analisi e azioni;
- garantisce la tracciabilità del processo;
- adottare e diffondere uno standard operativo chiaro e condiviso (es. aziende multisede);
- dà evidenza del processo di gestione in caso di controllo per le autorità.
E' importante scegliere una soluzione che consenta di essere utilizzata con versatilità per adattarsi a dimensioni e necessità aziendali e con la capacità di dialogare in modo integrato con le piattaforme già esistenti sul mercato.
Conclusioni
Impostare un sistema efficiente di gestione della sicurezza sul lavoro per le aziende, anche attraverso la digitalizzazione del processo salute e sicurezza, rappresenta una opportunità per le imprese:
- maggiore qualità delle ore lavoro dell'ufficio HSE
- maggiori requisiti sicurezza per i lavoratori
- tutela delle persone fisiche e giuridiche da eventuali responsabilità amministrative e penali
- risparmio sui costi della “non sicurezza” (es. giorni di malattia/infortunio…)
- ottimizzazione dei processi organizzativi e gestionali.
Tutto questo accresce il valore economico e la capacità competitiva dell’azienda.
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