Una gestione precisa delle procedure di sicurezza, snellimento del processo di comunicazione, risparmio di tempo per attività di scarso valore da utilizzare in analisi ed azioni, disponibilità istantanea di dati per studi e statistiche, uno strumento solido a supporto dell'HSE per l'organizzazione dei processi salute e sicurezza....
I vantaggi nell'utilizzo di un software per la gestione della salute e sicurezza sono molteplici.
Guardiamo quali sono
Sommersi da carte, novità legislative, evoluzioni aziendali, controlli e audit l'ufficio sicurezza cerca di adeguare gli strumenti a disposizione alle proprie necessità. Tipicamente il percorso che abbiamo visto accadere è questo:
WORD, XLS ⇒ ACCESS ⇒ SOFTWARE
Talvolta, anziché cercare un software salute e sicurezza sul mercato, alcune aziende sviluppano internamente uno o più strumenti personalizzati. Tale scelta ha l'indubbio pregio di essere cucita sulle esigenze e abitudini aziendali; per contro costituisce un investimento spesso importante sia economico sia di tempo.
Indipendentemente dal fatto che sia un software esterno o che nasca da una "progettazione in casa", anziché il miglior software per la sicurezza sul lavoro riteniamo sia più opportuno parlare del software più adatto alle proprie necessità.
Vogliamo fornire alcuni punti che possono essere utili per fare una corretta valutazione.
6 aspetti da considerare per scegliere il software più adatto
Da diversi anni quasi tutti i software, compresi i software per la salute e la sicurezza, sono a disposizione attraverso canali cloud. Nondimeno alcune aziende preferiscono soluzioni installate presso i propri server. Guardiamo le opzioni a disposizione:
Il software si paga in base al numero di accessi? Se si paga per licenze, verificare se esistono profili diversi per funzioni e prezzo per poter calibrare bene sulle proprie necessità. Se il numero di utenti dovesse aumentare durante l'anno, verificare se il pagamento viene fatto periodicamente (es. ogni quadrimestre), a conguaglio (fine anno) o se viene "abbonato", aggiornando l'offerta a partire dal nuovo periodo di sottoscrizione.
Attenzione: spesso quando si parla di software a licenza, si tende a pensare di utilizzare uno stesso account per più persone in momenti diversi. E' una prassi che sconsigliamo nel campo della salute e sicurezza in quanto, poiché eventuali azioni possono avere ripercussioni anche giuridiche, (cancellazione, modifiche, condivisione documenti e dati, scadenze etc...) è buona cosa che la licenza sia univoca.
Importante: verificate la qualità e profondità di personalizzazione dei diversi ruoli per poter abilitare gli utenti ad agire in determinate parti del processo salute e sicurezza. Poter stabilire cosa ciascun utente può fare in lettura o scrittura (modifica/inserimento) è una funzionalità fondamentale per poter lavorare con serenità nel complesso processo HSE.
Il software si paga in base ai moduli utilizzati? Molti software per HSE impostano il proprio listino sulla base delle funzioni acquistate, rispetto alle funzioni a disposizione. il processo salute e sicurezza riguarda molteplici aspetti tutti strettamente collegati e difficili da scindere tra di loro. Utilizzare un software per gestire solo alcune funzioni sicurezza, rischia di rendere non omogenea la visione e la gestione generale (parte dei dati li ho in un modo, parte in un altro / alcune informazioni le gestisco in un modo, altre in un altro..)
Nondimeno, è vero che alcuni grandi temi possono essere già gestiti in azienda attraverso strumenti paralleli (es. visite mediche attraverso file del Medico del lavoro, gestione della formazione attraverso un database di risorse umane..).
Un consiglio: prima dell'acquisto, verificate quanto vi costerebbe acquistare anche i moduli che inizialmente vi sembrano non di vostro interesse (la fame vien mangiando e se il software piace si tende ad aumentare le attività gestite con esso). In prospettiva potrebbe modificare la vostra valutazione sulla convenienza delle altre soluzioni.
Cosa e come posso archiviare i dati sul software sicurezza lavoro? Al di là dell'archivio digitale di documenti standard (caricamento di documenti in diversi formati, word, xls, formato immagine et...) è importante capire anche come vengono esportati i dati gestiti nella piattaforma quotidianamente.
Facendo un esempio pratico, nel campo della formazione, alcuni output "nativi" cioè generati dal software in base ai dati aggiornati e puntuali del momento:
Importante! In particolare, verificate i termini del contratto che stabiliscono come sia possibile poi scaricare/accedere ai dati nel caso di risoluzione del contratto.
Posso utilizzare il software solo da desktop o anche da tablet?
E' disponibile anche come App dedicata a cui accedere da smartphone?
Molte attività dell'RSPP o dell'HSE Manager richiedono attenzione, pazienza e quindi si prestano ad essere svolte in ufficio, alla propria scrivania. Ma un gestionale per la sicurezza sul lavoro disponibile esclusivamente tramite desktop potrebbe non essere abbastanza.
Altre attività richiedono infatti la presenza in reparto o la possibilità di consultare, modificare, inserire dati in tempo reale, magari anche da parte di altri utenti (es. segnalazione di un infortunio o di una non conformità da parte del preposto capo area; audit periodico di verifica di un osservatore; consultazione dei rischi di una macchina da parte di un operaio..)
Importante: verificate inoltre la disponibilità della casa madre nel personalizzare alcuni output (es. stampe o estrazione dati) e nel far dialogare il software per la sicurezza con altri software o strumenti presenti.
Per ultimo...ma non per questo meno importante: cercate un partner, prima che un software!
Cercate un team che vi aiuti nel grande e ambizioso progetto di digitalizzazione e snellimento del processo salute e sicurezza. Conoscete personalmente gli attori con i quali poi vi troverete a lavorare (es. help-desk e assistenza, responsabile dello sviluppo, consulente per l'implementazione etc..): sarà più facile e soddisfacente lavorare con questi presupposti.
Importante: verificate la solidità della casa fornitrice, specialmente nel momento in cui acquistate una soluzione cloud o as-a-service. Informatevi sulla storicità dell'azienda (è presente da poco o è da anni sul mercato? ) e sulle prospettive (investono nel prodotto? lo rinnovano? ). Non sarebbe una bella scoperta, dopo un anno di utilizzo, scoprire che quel software non è più disponibile o è diventato obsleto.
Utilizzare un software dedicato alla gestione della salute e sicurezza aiuta l'azienda a:
Inoltre migliora complessivamente il processo di gestione HSE, perché:
E' importante scegliere una soluzione che consenta di essere utilizzata con versatilità per adattarsi a dimensioni e necessità aziendali e con la capacità di dialogare in modo integrato con le piattaforme già esistenti sul mercato.
Impostare un sistema efficiente di gestione della sicurezza sul lavoro per le aziende, anche attraverso la digitalizzazione del processo salute e sicurezza, rappresenta una opportunità per le imprese:
Tutto questo accresce il valore economico e la capacità competitiva dell’azienda.
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