Tenere sotto controllo i fornitori e lavoratori esterni in azienda diventa sempre più complesso all’aumentare del loro numero. Pixartprinting è riuscita a trasformare la gestione appalti con un software HSE, semplificandola ed eliminando il tempo dedicato al superfluo.
Quando gli appalti in azienda iniziano ad essere tanti, aumentano anche i documenti da richiedere e verificare, gli accessi da controllare e, in generale, tutto deve essere tenuto sotto controllo.
La gestione digitale degli appalti si rivela un modo efficace per semplificare questo processo.
Tramite un software automatizzi le procedure burocratiche e guadagni tempo prezioso per le attività realmente di valore, come l’analisi documentale e il coordinamento degli appaltatori.
Ti raccontiamo il caso di successo di Pixartprinting, realtà web to print più grande d’Italia e una tra le più importanti d’Europa, che è riuscita a ridurre del 30% il tempo dedicato alla gestione appalti.
Gli obblighi del datore di lavoro in materia di gestione appalti
L’azienda committente che affida il lavoro in appalto ha diversi obblighi, che troviamo all’art. 26 del D. Lgs. 81/08.
Evidenziamo in particolare la verifica dell’idoneità tecnico-professionale, l’informazione sui rischi presenti in azienda e la compilazione del DUVRI in coordinamento con l’appaltatore.
Queste attività, oltre ad essere obbligatorie, sono fondamentali per garantire la salute e sicurezza di tutti i lavoratori coinvolti nel processo di appalto.
La verifica dell’idoneità tecnico-professionale
La verifica dell’idoneità tecnico-professionale è definita dal D. Lgs. 81/08 come “il possesso di capacità organizzative, nonché disponibilità di forza lavoro, di macchine e di attrezzature, in riferimento ai lavori da realizzare”.
Essenzialmente, l’azienda appaltatrice deve essere in regola per poter svolgere i lavori.
Questa verifica è delicata e cruciale. Facciamo anche notare che l’azienda committente può limitarsi alla verifica dell’autocertificazione, ma potrebbe anche scegliere di andare più a fondo e verificare la formazione dei lavoratori tramite la richiesta di certificati o altra documentazione.
Il coordinamento degli appaltatori tra rischi da interferenza e DUVRI
Un altro obbligo per il datore di lavoro riguarda l’informazione sui rischi presenti in azienda.
Il committente deve poi, insieme all’appaltatore, cooperare nell’attuazione delle misure di prevenzione e protezione, coordinando gli interventi.
Entrambi devono informandosi reciprocamente al fine di eliminare rischi da interferenza, ovvero quei rischi derivanti dalla presenza dei lavoratori in appalto all’interno dell’azienda committente.
I lavoratori possono infatti condividere ambienti o attrezzature e svolgere attività potenzialmente pericolose se eseguite negli stessi spazi.
I rischi interferenziali si riducono con il coordinamento, implementando misure di prevenzione e protezione esplicitate nel DUVRI (Documenti Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenza).
Il DUVRI va elaborato dopo una riunione di coordinamento e un sopralluogo congiunto. Deve essere visto come un documento dinamico, da tenere sempre aggiornato.
I processi riguardanti la verifica della documentazione e il coordinamento degli appaltatori sono cruciali per la buona riuscita degli appalti.
Spesso si rischia di perdersi nella burocrazia, dedicando così meno tempo a queste attività.
Per vedere come Pixartprinting ha trasformato la gestione degli appalti, guarda la registrazione del webinar dedicato alla case history.
Gestione appalti, perché è così difficile tenere tutto in ordine
La gestione di un grande numero di appalti comporta diverse complessità.
In primo luogo il committente è tenuto a richiedere, fornire e validare una grande mole di documenti.
Spesso si perde molto tempo nel rincorrere gli appaltatori e si rischia di impiegarne meno nella parte più delicata, che è quella dell’analisi della documentazione.
Un’altra criticità nella gestione degli appalti riguarda la loro numerosità, una situazione molto frequente nelle aziende di medie o grandi dimensioni.
Più aumenta il numero degli appalti, più è difficile tenere traccia di tutto ciò che le riguarda, ed è facile che qualcosa ci sfugga.
Questa complessità aumenta nel momento in cui si aggiungono subappalti o in quei casi in cui sono presenti appalti svolti in modo continuativo, che sono sempre aperti.
Un’ultima difficoltà da evidenziare quando si parla di appalti riguarda il controllo degli accessi.
La portineria è coinvolta direttamente nel processo di verifica dei lavoratori che entrano in azienda. Quando le persone diventano tante, capire chi può accedere, per quale mansione e appalto non è semplice.
Gestire gli appalti con un software HSE, il caso di successo Pixartprinting
Pixartprinting è l'azienda web to print più grande d'Italia e tra le più importanti in Europa.
L'azienda si è affidata a Risolvo per utilizzare il software HSE per la gestione appalti, riuscendo a semplificare il processo e a recuperare tempo prezioso dedicandolo alle attività HSE chiave.
Grazie al supporto dei tecnici specializzati di NECSI Srl, partner Risolvo che guida le aziende nel miglioramento della sicurezza sul lavoro, Pixartprinting ha fatto ordine nel processo appalti, aumentandone l'efficacia.
Gli obiettivi per migliorare la gestione appalti
Come tante altre grandi aziende, Pixartprinting si è trovata a gestire una grande mole di lavoratori in appalto.
Con 85 appalti continuativi, value stream autonome per ogni linea di prodotto e una ISO 45001 da mantenere, la gestione manuale con email e file non bastava più.
Gli obiettivi da perseguire erano:
🎯 Rendere più fluida la comunicazione tra le value stream🎯 Avere sotto controllo le informazioni sui lavoratori esterni
🎯 Trasformare le attività superflue legate agli appalti in valore per l'azienda
Questi obiettivi sono stati raggiunti attraverso un'analisi precisa delle necessità dei diversi uffici, degli obblighi di legge da rispettare e degli alti livelli di sicurezza da garantire.
Come passare da una gestione manuale a un software per la gestione appalti
Il passaggio da un'attività HSE svolta manualmente a una soluzione digitale richiede un'analisi approfondita della situazione attuale.
Pixartprinting ha inizialmente analizzato il processo appalti, dalle esigenze da parte delle value stream alle attività che competevano all'ufficio HSE, fino a quelle procedure che non davano valore aggiunto.
Dopodiché sono stati analizzati gli obblighi di legge e definiti i documenti da richiedere ai lavoratori esterni, con uno speciale focus sulle attività più a rischio, come i lavori in quota.
I risultati raggiunti con una gestione degli appalti digitale
Con il software HSE Risolvo, Pixarprinting ha raggiunto una gestione degli appalti efficace e semplificata:
✔️ Anagrafica di tutti i lavoratori esterni attivi o inattivi che possono accedere
✔️ Gestione dello status dei documenti e delle scadenze sotto controllo in ogni momento
✔️ Tempo risparmiato nella gestione da parte dell'ufficio HSE
✔️ Informazioni aggiornate e condivise tra tutti i reparti
L'unione delle competenze HSE e tecnologiche di Risolvo e l'esperienza dei tecnici NECSI specializzati ha fatto sì che l'azienda trasformasse completamente il modo in cui gestiva i lavoratori esterni.
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"Da quando usiamo Risolvo per gestire gli appalti, non ho più ricevuto richieste dalla portineria in merito allo status del lavoratore esterno. In totale, stimo un 30% di tempo risparmiato nelle attività superflue per l'HSE." |
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