Le visite ispettive generano sempre un certo grado di preoccupazione, che si tratti di un’ispezione da parte di un organo di controllo o di un ente di certificazione.
È fondamentale prepararsi in anticipo a questo tipo di evento e farsi trovare pronti con la documentazione necessaria e il personale adeguatamente formato. Durante queste visite l’azienda è tenuta infatti a dimostrare di essere in regola con la normativa, pena multe e sanzioni.
In questo articolo ti spieghiamo come funziona una visita ispettiva, con consigli su come prepararsi per farsi trovare pronti.
Visita ispettiva da organi di controllo e vigilanza: enti preposti, documenti obbligatori e procedure
Le visite ispettive da parte degli organi di controllo e vigilanza si effettuano per verificare l’effettivo rispetto degli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, come da D. Lgs. 81/08.
Queste prevedono l’ispezione da parte di un ente pubblico, che può effettuare l’accesso nei locali aziendali mostrando il tesserino.
La visita ispettiva prevede:
- L’interrogazione dei lavoratori per accertarsi delle loro condizioni di lavoro
- Il controllo della documentazione
- Il sopralluogo per verificare il corretto funzionamento di macchinari e attrezzature per la produzione
- Il rilascio del verbale ispettivo con il risultato del controllo
Il verbale può riportare un esito positivo della visita o contenere sanzioni amministrative o penali.
Queste visite possono essere spontanee o essere state richieste tramite denuncia (dai sindacati o dal lavoratore).
Chi effettua le visite ispettive?
In Italia esistono diversi organi di controllo e vigilanza che possono effettuare una visita ispettiva.
Tra questi troviamo:
- Ispettorato del lavoro
- Servizi per la prevenzione e la sicurezza negli ambienti di lavoro (es. SPSAL, SPISAL)
- Aziende sanitarie locali (es. ASL, USL)
- Direzioni provinciali del lavoro
- Vigili del fuoco
- INPS
- Organi di polizia
- Agenzia regionale per la protezione dell’ambiente
Le visite vengono condotte dai funzionari ispettivi, nella veste di pubblici ufficiali.
Documentazione obbligatoria per la visita ispettiva
Durante una visita ispettiva vengono richiesti diversi tipi di documenti.
Questi possono essere:
- Documenti riguardanti l’azienda (es. visura camerale, atto costitutivo, iscrizione INAIL e INPS, Documento di Valutazione dei Rischi)
- Documenti riguardanti i lavoratori (es. contratto di lavoro, lettera di assunzione, buste paga)
- Altri tipi di documenti, in funzione anche della situazione unica di una determinata azienda
È fondamentale tenere la documentazione in ordine e sempre pronta per essere visionata.
Come prepararsi a una visita ispettiva
Abbiamo visto come funziona una visita ispettiva da parte di un organo di controllo o vigilanza.
Per farsi trovare preparati a una visita ispettiva ed evitare sorprese, è opportuno impostare una procedura per gestire questo tipo di situazione.
È necessario, ad esempio:
- Avvertire la direzione all'ingresso degli ispettori
- Individuare chi deve essere presente (solitamente il datore di lavoro o una persona delegata, l'RSPP e l'RLS)
- Informare e formare tutti i dipendenti sullo svolgimento della visita
- Conservare ordinatamente tutti i documenti in modo da averli pronti al momento della visita
- Individuare il miglior modo per rispondere a domande e richieste
- Comprendere come gestire un verbale nel caso in cui si siano riscontrate violazioni
Ora che sai quanto è importante prepararsi prima di una visita ispettiva, impara come farlo efficacemente insieme a noi.
Nel nostro webinar di marzo 2024 abbiamo avuto come ospite l'auditor 45001 e consulente per la sicurezza Francesco Tomasoni.
Abbiamo approfondito come gestire una visita ispettiva da parte di un ente di controllo o di certificazione, con un focus sul Documento di Valutazione dei Rischi.
Se te lo sei perso, scarica la registrazione per guardarlo e scoprire tutti i consigli di Francesco Tomasoni su DVR e visite ispettive!
Audit di sicurezza da parte degli enti di certificazione: come funzionano?
Per le aziende che hanno intenzione di implementare un sistema di gestione certificato, oppure lo hanno già implementato, sono previsti audit di sicurezza da parte degli enti di certificazione.
Questi audit hanno l’obiettivo di verificare se l’azienda soddisfa i requisiti previsti dalla normativa, a seconda della certificazione: ad esempio ISO 45001, ISO 9001 o ISO 14001.
La ISO 45001 in particolare è la norma che certifica che un’azienda ha implementato un processo strutturato per la gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Una condizione di eccellenza in cui trovarsi e un sinonimo di serietà e affidabilità agli occhi degli stakeholder.
Per questo è necessario prepararsi efficacemente e con adeguato anticipo alla verifica ispettiva.
Chi certifica un sistema di gestione?
I sistemi di gestione vengono certificati da organismi di certificazione accreditati.
Dopo un primo audit interno (che può essere effettuato da un auditor interno come un dipendente, oppure da un consulente esterno), va richiesto un audit esterno da parte dell’ente di certificazione scelto.
Si tratta di un momento importante, in quanto requisito per ottenere la certificazione.
La verifica ispettiva prevede:
- La valutazione dei documenti necessari (es. manuale, procedure, istruzioni a livello operativo)
- La visita sul campo, che si effettua in una data concordata con l’ente scelto
Al termine delle procedure, se superata la verifica viene rilasciato il certificato di conformità. Dopodiché, verranno comunque sempre condotti audit periodici.
Come prepararsi a un audit di sicurezza?
Chi vuole implementare o ha già in atto un sistema di gestione, deve necessariamente dotarsi di un processo interno strutturato.
È quindi importante:
- Informare e formare il personale sul sistema di gestione, sui processi salute e sicurezza e sul loro ruolo nel processo di audit
- Verificare internamente di ottemperare alla normativa con un audit interno
- Preparare in anticipo la documentazione necessaria
Come per una visita ispettiva da parte di un organo di controllo, la pianificazione è la chiave per il successo di un audit di sicurezza per i sistemi di gestione.
Mantieni sempre aggiornato il Documento di Valutazione dei Rischi
Il Documento di Valutazione dei Rischi è uno di quei documenti che viene sempre visionato nel corso di una visita ispettiva.
Ma non solo: rappresenta il cuore della gestione della salute e sicurezza.
Vista la sua importanza, è necessario tenerlo costantemente aggiornato, mantenendolo un documento vivo.
Oltre all'impostazione di una procedura di gestione delle visite ispettive, va ricordato infatti che il fulcro dei processi HSE è la messa in atto di misure di prevenzione e protezione.
Aggiornare costantemente il DVR consente alle aziende di rivalutare i rischi, rendendo il luogo di lavoro più sicuro. Inoltre, permette di dare evidenza esterna di un processo interno strutturato.
Preparati in anticipo per superare la visita ispettiva con successo
Le visite ispettive in azienda non devono essere temute, ma piuttosto affrontate con fiducia e preparazione.
In più, prepararsi ad esse è un’occasione per implementare uno standard per un luogo di lavoro più sicuro ed efficiente, aumentando il successo dell’impresa nel suo complesso.
Un’opportunità per identificare aree di miglioramento, implementare azioni correttive e promuovere un ciclo di miglioramento continuo all'interno dell'organizzazione.
Risolvo Software organizza mensilmente webinar sui temi caldi della sicurezza.
Nel mese di marzo 2024 abbiamo parlato di visite ispettive da parte di organi di controllo ed enti di certificazione. Insieme a Francesco Tomasoni, consulente per la sicurezza e auditor 45001, abbiamo visto qual è il miglior modo per prepararsi e come superarle brillantemente, con un focus sul DVR.
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